80 huizen, 1000 deelnemers!

Belangrijke mededeling!
Scholloween is begonnen in 2023. En daarna snel gegroeid.
Er zijn nog meer Halloween-initiatieven in Schollevaar, en in de rest van Capelle. Vanwege de populariteit is coordinatie nodig.
Om het in 2026 mogelijk te maken zijn aanpassingen nodig in de organisatie. Daarvoor is meer geld nodig, maar vooral ook meer mensen die helpen.
Het is niet mogelijk om Scholloween te organiseren, als er niet meer mensen zijn die helpen in de voorbereiding, en bij de uitvoering.

Voorbereidingen

Vanaf januari zal er maandelijks een fysieke vergadering zijn.
In januari is bijna niemand met Halloween bezig. Maar we hebben die voorbereidingstijd wel echt nodig.

Vanaf augustus wordt het druk.
De planning in grote lijn is dan klaar. Er kunnen geen grote wijzigingen meer gedaan worden.
We verwachten van vrijwilligers dat ze een vrijwilligersovereenkomst tekenen. Dat geeft aan wat de wederzijdse afspraken zijn.
Het kan zijn dat je een VOG moet aanvragen, of dat je 18+ moet zijn.
Als vrijwilliger ben je verzekerd tegen ongelukken. En er is na Halloween een leuke bijeenkomst voor alle vrijwilligers.
Vanwege de grootte van dit evenement is meedoen als vrijwilliger niet geheel vrijblijvend. Als taken niet worden uitgevoerd kan dat grote gevolgen hebben. We rekenen op actieve deelname.

Vrijwilligerswerk

Voor de duidelijkheid, dit is allemaal onbetaald vrijwilligerswerk.
Je kunt je misschien voorstellen dat het extreem duur wordt als er geen vrijwilligers zijn. Dit is voor en door de buurt, en het moet juist leuk blijven, geen commercieel feest waar je 30 euro voor een kaartje moet betalen.
Daarom maakt jouw inzet echt het verschil.

Aanmelden

Meldt je vroegtijdig aan. Veel dingen moeten ruim van tevoren geregeld worden. Als je in oktober pas aanmeldt, ben je te laat voor allerlei coordinerende functies!

Heb je ervaring met grotere Halloween-activiteiten? Wil je leiding geven? Heb je leuk idee voor thema's?
Zaterdag 31 oktober 2026 willen we een griezeltocht in het schollebos doen. We hopen op veel acteurs. En al die acteurs moeten goed begeleid worden, zodat het allemaal professioneel en veilg verloopt.

Wil je Schollevaar beter leren kennen? Dan kun je folders vrspreiden huis-aan-huis.
Het is eenvoudig om te doen en kost je eenmalig een (paar) uur. In september.

80 snoephuizen melden zich aan. Ze moeten een voorraad snoep hebben, en een raamposter.
Een belangrijke taak met veel verantwoordelijkheid.

• Zorg dat er voldoende snoep wordt ingekocht
• Zorg dat je binnen het budget blijft
• Zorg dat het op een veilige plek opgeslagen is
• Zorg dat het op tijd verdeeld wordt onder de deelnemende snoephuizen
• Verdeel ook posters (en eventueel folders, pijlen, bewegwijzering, decoratie, vlaggen, enz.) onder de snoephuizen
• Zorg eventueel voor inzameling en opruiming van overgebleven snoep achteraf
• Zorg dat de huizen duidelijk zijn aangegeven op lijsten en kaarten
• Zorg dat de scare-zones duidelijk zijn aangegeven op lijsten en kaarten
• Afmeldingen verwerken

Om de snoephuizen te ondersteunen, is het belangrijk om te zorgen dat ze te vinden zijn.
Zorg dat de lijstjes, plattegronden, apps en routekaartjes up-to-date zijn.
Dit kost je in oktober ongeveer 20 uur.

We verwachten dat er veel mensen meedoen met de griezeltocht in het bos, en de scare-zones, en diverse andere taken.
De vrijwilligers moeten goed verzorgd worden. Daarom zoeken we mensen die willen zorgen dat eten en drinken geregeld is.

Contact onderhouden met wethouder, handhaving, pers, en andere belangrijke mensen die deel uit maken van het evenement.
Af en toe nieuwsbrief versturen aan deelnemers.
Posters ophangen in wijkcentrums, scholen, winkelcentrums.
Website en/of social media up-to-date houden
Adverteren Kost je ongeveer 2 uur per maand. En in augustus-oktober ongeveer 1 uur per week.

Verkeersregelaar, EHBO, security, toezicht, steward, buurtpreventie, ...
We zoeken minimaal 10 volwassen vrijwilligers die de professionals kunnen ondersteunen.
Bij voorkeur mensen met ervaring.
Schollevaar is een grote wijk!
Je ziet tijdens het evenement toe op de veilgheid. En communiceert met ingehuurde beroepskrachten. En eventueel met handhaving/politie.
We zien je graag 1 tot 2 uur per maand bij de voorbereiding. En je moet beschikbaar zijn tijdens het evenement.

Een teamleider voor alles en iedereen dat met veiligheid te maken heeft.
Ervaring vereist!
3 uur per maand. En natuurlijk beschikbaar tijdens het evenement.

We zoeken 2 penningmeesters/kasbeheerders
Een evenement van deze omvang kost veel geld. En we zoeken mensen die controleren dat alle uitgaven kloppen, en dat overal netjes een bonnetje van is.
Dit duurt gemiddeld ongeveer een half uur per week. Maar sommige momenten meer, bijvoorbeeld in maart als een begroting gemaakt moet worden, of september als veel spullen gehuurd/gekocht moet en worden.

Gedurende het hele jaar wordt veel gedaan op de achtergrond.
Dit is ingewikkeld, kost veel geld, en je moet op een professionele manier allerlei onverwachte dingen afhandelen.
Ook moet je grote beslissingen kunnen nemen, bijvoorbeeld het huren van tenten. Ervaring met evenementen is vereist.
Dit kost gemiddeld 1 uur per week. En in september/oktober ongeveel 3 uur per week.

Deelnemers (1000 in 2025!) melden zich aan, zodat we weten hoe druk het wordt.
Deelname is gratis en vrijblijvend. Dit zorgt ervoor dat sommige mensen niet aanmelden en wel meedoen, of andersom.
Ook komen aanmeldingen via allerlei rare wegen binnen (e-mail, telefoon, whatsapp, instagram, Facebook messenger, Nextdoor, enz.)
Het is belangrijk om een schone registratie bij te houden. Dubbele aanmeldingen er uit. En goed bijhouden hoeveel mensen er per groepje meedoen.
Ook moet je de deelnemers op de hoogte houden (via nieuwsbrief, of terugbellen). Zodat ze goed voorbereid zijn.
Dit kost in september ongeveer 1 uur per week. En in oktober ongeveer 3 uur per week.

Het beste snoephuis wint een prijs!
Je bepaalt de regels voor deelname.
Je zorgt dat deelnemers kunnen stemmen.
Je zorgt dat er een leuke prijs is, en dat die wordt uitgereikt.
Duurt ongeveer 1 uur per maand in augustus en september. En 1 uur per week in oktober.

Zit je alleen in de jury? Dan kost het je eenmalig 2 uur. En dan mag je zelf niet meedoen als snoephuis.

December t/m juni zijn we op zoek naar geld om alles te kunnen betalen.
Ook zoeken we mensen die tijd willen sponsoren (zie de functies die hier beschreven zijn).
Of materialen (haspels, tenten, drukwerk, snoep, tafels, enz.)
En, we zoeken een opslagruimte.
Heb je veel connecties, met ondernemers of gemeente? Ben je goed in het vragen om geld of spullen voor buurtactiviteiten? Dan is dit jouw kans.
Je bent hier ongeveer een half uur per week mee bezig.

Popcorn of suikerspin uitdelen.
Groepjes begeleiden bij het starten van de griezeltocht.
Griezelig spelletje begeleiden.
Spooky-karaoke.
Siroop, snoep, fruit, of pakjes drinken uitdelen.
Griezel-stoepkrijt activiteit.
Algemeen toezicht, bijvoorbeeld bij een speeltuintje, griezelgrot, horror-doolhof, zorgen dat ze de decoratie niet slopen.
Ongeveer 4 uur, op 31 oktober 2026. (Maar misschien ook voorbereidingstijd nodig.)

Goede foto's maken is wat anders dan even snel met je telefoon een paar actieshots maken.
Er zijn veel dingen om foto's van te maken. Dus, we hebben meerdere fotografen nodig.
Stem af met de organisatie en de andere fotografen.
Dit is tijdens de activiteit ongeveer 4 uur werk. En achteraf misschien nog wat uitzoekwerk van de gemaakte foto's.

We zoeken ongeveer 30 mensen voor de griezeltocht in het Schollebos.
Overdag voor kleine kinderen en in de avond voor oudere jeugd.
Zaterdag 31 oktober 2026.

Er zijn verschillende scare-zones. Wil je niet in het bos meedoen? Dan kun je aansluiten bij de scare zones in de wijk.
Dit is in de avond, tijdens de trick-or-treat.
De verschillende scare-zones hebben verschillende thema's. Meldt je bij de coordinator van de zone en maak er samen een spectaculair feest van.
Zaterdag 31 oktober 2026.

Tijdens het evenement zijn mensen nodig die diverse hand- en spandiensten uitvoeren.
Denk aan:

• Kapotte spullen repareren
• Spullen rondbrengen in de wijk
• Vragen beantwoorden
• Spullen klaarzetten en opbouwen
• Invallen voor iemand die ziek is

Ben je beschikbaar na het evenement, in de avond? En/of de dag er na (zondag 1 november)?
We moeten groot materieel afbreken. Tenten, tafels, aggegaten, verlichting, poppen, versiering, enz.
Op de centrale punten. Maar ook bij de snoephuizen en scare-zones.
En, de volgende ochtend (of de fiets) een schouw in de wijk voor kapotte spullen, snoeppapiertjes en verloren telefoons enz.
We zoeken minimaal 7 mensen.

Past dit niet bij jouw talent?
We kunnen natuurlijk nog veel meer activiteiten toevoegen aan Halloween.
Organiseer je graag een kostuum-wedstrijd? Wil je kinderen schminken? Wil je een opeluchtbioscoop (met griezelfilm) opzetten? Een vossenjacht/speurtocht? Een doolhof?
Dat kan natuurlijk allemaal. Heb je niet veel ervaring er mee? Houdt het klein en simpel.
Er zijn regels voor evenementen. Dus, begin op tijd, en zorg dat eventuele sponsors en vergunning geregeld zijn!